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【オフィス移転致しました!】コンサルタントが自社オフィス移転をやってみた

この度、Regrit Partnersは業容拡大とさらなる業務品質の向上を目的にオフィス移転を行いました。

リリース

今回のオフィス移転はプロフェッショナルの方々のご協力のもと、自分たちが働きやすい環境を作るべく、多くのメンバーが参加しオフィスを作り上げていきました。

そこで今回は、オフィスを作り上げる過程をご紹介し

 ・オフィスコンセプトの作り方とは?
 ・会社経営に関する業務の一端を知りたい!
 ・どんな環境で働くのか知りたい!

そんな想いを持っている方には必読の内容となっておりますので、是非最後までお付き合いください!
(実際のオフィスは次回のフィードで写真たっぷりでご紹介します!)


■オフィス移転先の検討

2018年6月に渋谷のオフィスに移転してから1年、ありがたいことに業容拡大とメンバーの増加を遂げてまいりました。
しかし、元々「今必要な投資しかしない」という想いから、オフィスの広さは必要最小限としておりました。

少し弊社の説明をしますと、Regrit Partnersは、クライアント常駐型の案件が中心となっており、本社は”毎朝出勤する場所”ではなく、自社メンバーとのMTGの時や集中して作業したい時、研修の時に帰社する場所としての機能が強いという特徴があります。

しかし、積極的な中途採用活動の結果、候補者の方に来社いただく機会も増えてきている状況でした。

ですので、移転当時は最適解だった渋谷オフィスですが、「この部室のようなオフィスはそろそろ限界だ…」と皆が感じるようになり、とうとうオフィスの移転を計画することとなりました。

しかし、多くの方にご経験があるように、引っ越しとは大変なもので、会社オフィスの移転も想像以上の苦難が待ち構えておりました。

まず手始めに、新オフィスの場所候補を以下の条件で探すことにしました。

・駅徒歩7分以内
 =>クライアント先からの帰社や候補者の方々のアクセスを考え、”遠い”と感じない7分以内を目安
・広さ: 55坪以上
 =>オフィスに集まるメンバーの目的は様々なため、ある程度の広さが必要、逆に広すぎてもよくない
・会議室: 2ヶ所以上
 =>面接や社内MTGを行う機会が多いため会議室は複数必要
・綺麗な外観
 =>綺麗なオフィスであれば、以前の部室より「自分たちのオフィス」として大事にしてくれるはず

などなど、不動産業者の方に条件をお伝えし、複数の物件を紹介いただくことができました。

全員で内見に行くのは現実的ではないため、チェックリストを作り、内見のたびにリストの項目を見直しながら物件を比較し、最終的には麹町の物件を移転先として決定しました。

ちなみに、麹町の物件の条件は以下の通りでした。

・駅徒歩1分
・広さ: 70坪
・会議室: なし
 =>新築でスケルトン(何もない状態)のため自分たちでデザインが可能!
・2018年竣工
 =>入居決定時には他テナントは2件だったと記憶しています

さらっと書きましたが、我々が求めている条件は多くの会社が求めているものと同じだったため、よい条件の物件がなかなか見つからず、インターン生を中心に何件も内見をハシゴしたり、不動産業者の方と交渉したりなど、既に様々な苦労が発生していました。インターン生はいまや立派な仲介業者です(?)

もっとも大変だったのは、移転先のオフィスが決まる前に現オフィスの退去日を誰かが決めてしまったため、スケジュールが非常にタイトだったことです。


■オフィスデザインコンセプトがCHAOS

無事オフィスの場所が決まり、次に取り掛かったのはオフィスの内装をどうするか?です。

今回のオフィスは以前に入居したいた方がおらず何もない状態だったため、どんな造作でもできる状態でした。

どんな造作でもできるということは自分たちの思いとオフィスとしての機能を両立させるための内装をゼロから考え出さなければいけないということになります。

つまりただのオフィスデザインではなく、「我々はどんなチームなのか?」を体現するオフィスにする必要があり、このコンセプトを考える事に最も苦しむことになりました。

そこでまずはみんなで意見を出すためのフレームワークを定め、メンバー個人の思いを吸い上げることから始めました。

【Regirt オフィスコンセプトフレームワーク】

1.Who?
→オフィスを利用者は誰?
2.Benefit、Experience?
→オフィスで利用者はどんな体験を得られる?
3.How?
→どうすればその体験を得られる?
4.Why?
→その体験がなぜ必要?
5.Mood?
→空間そのものを連想できる言葉で言い換えてみると、どう表現できる?
6.Branding Image?
→RegritPartnersにどんなブランドイメージを持ってもらいたいか?何をアピールしたいか?

(実際のコンセプトメイクワーキングのシート)

上記のフレームワークを用いて各自の思いを集めディスカッションを行ったところ、当たり前ですが個別に考えていることが違うという状況が浮き彫りになりました。

・一人で集中して仕事をしたい!
・みんなで集まりディスカッションしたい!
・くつろぎながら仕事をしたい!
・家やクライアント先ではできないシステム的な検証作業をしたい!
・たまに帰社するのだから遊び心のある空間がいい!
・多くの時間を過ごす仕事空間だからかっちりした空間がいい!
・バスケしたい!
・自由にドローンを飛ばしたい!

などなど、、、各意見がそれぞれ目的や意義がありメンバーの希望として取り入れたいのはやまやまでしたが、全員の意見を取り入れるほどの広さはないし、あったとしてもどう収集つけるの?という状況でオフィスデザインチームの雰囲気はかなり混沌としたものになっていきました。。。


■【ABW】という考え方

そんな混沌とした中でもなんとかMTGを重ねる中で、ある時ひとりのメンバーからこんな発言が出ました。

「そもそもうちは多種多様(個性の強めな)人材が集まっていて一件バラバラな会社にみえるが、実際は個の強さを活かしあっている事で上手く会社として成立しているし、そのカオスさ自体を特徴だと捉えてもよいのでは?」

そんな意見が出たときにコンセプト作りの転機を迎えたのです。

結果、『いろいろな要素が混在しているがどこか調和がとれている状態』を是とし、目指すべき方向性は「オフィスに必要な機能と、メンバーが必要としている機能を有機的に並べ、全体の整合をとる」ことになりました。

しかし、「カオスな状態」というコンセプトがオフィスデザインの案に落ちるまでにはさらに紆余曲折がありました。「何かデザイナーとメンバーの意識の差を埋めるよい言葉やコンセプトはないのか?(このままじゃ本当にカオスになる、、、)」

とメンバーが頭を悩ます中で見つけたのが、Activitiy Base Working (ABW) という概念です。

ABWとは働く人が作業をするために、最適な場所を自分で選ぶことができる状況を指します。

コンサルタントの仕事内容は日々素早く変化します。そんな仕事の変化に対応するため、仕事内容に応じて働く場所を自ら選ぶことができる働き方こそ弊社にあっているのでは?という結論になりました。

「仕事の内容、その時の気分、一緒に業務を行うメンバーなどから自分が今やらなければならない仕事に最適な環境を選べるようにする」というコンセプトを伝えたところ、「カオスな状態」と「ABW」の掛け合わせによってデザイナーとの意思疎通が円滑に出来るようになり、最終的にメンバーがイメージするデザインを完成させることができたのでした!!

(実際のデザイン案より抜粋)


■什器選びや造作も自分たちで

デザイン案が決まってもまだ一件落着とはいかず、、、その後什器選びを進めていくと、一般的な家具よりもオフィス専用什器は素人の想像を越えて高額かつ納品までの時間がかかることが判明しました。

同時にオフィス移転には期限があるため対策を検討した結果、本棚や一部の什器に関してはメンバーが各自リサーチし、週末の買い出しや組み立て、色塗りなどを実施することにして間に合わせることにしました。

実際の組み立てに参加してくれたメンバーは、学園祭の準備のように和気あいあいと楽しんで作業してくれていた顔が印象的で、まさにスタートアップならではといった感じでした!

(購入した什器に色を塗り、組み立て、社員の家族と遊ぶメンバー達)


■各種手続きも自分たちで

オフィスの場所やデザインコンセプト、什器選びという産みの苦しみを伴いつつも、楽しい作業ばかりが移転ではありません。

通常の引っ越しでも活用する郵便局への転送届け以外にも法務局への本店移転登記申請や税務署、社会保険事務所、労働基準監督署への書類提出など多くの書類を提出しなければなりません。

大企業であれば総務部が一括して対応してくれますが、弊社は総務部はなく各メンバーが分担しながら対応していきました。

目立たない作業でも進んで対応してくれるメンバーには頭が下がります。


■移転を終えて

ほとんどのメンバーが初めてのオフィス移転だったこともあり、紆余曲折、様々な課題を解決しながらオフィス移転を行ったことで、オフィスという当たり前の空間を改めて見直すことができ、各自が「オフィス」に対し、または経営そのものに対して、強い意識を持つことができたと感じています。

実際のオフィスは次回のフィードで写真たっぷりでご紹介します!

コンサルティング業務以外に会社経営に関する様々なタスクに関わりたい方、出来立てのオフィスの遊びに来たい方、ぜひご連絡お待ちしております!!

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