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PDCAサイクルを速くする秘訣は"KPT法"にあった!


VML TOKYOでは、データに基づいたマーケティング戦略を立案し、
広告制作 / 運用サポート、分析 / レポーティングをマーケティング支援として行っています。

                  ◆ ◆ ◆

プロジェクトの振り返りを疎かにしていませんか?

振り返りの必要性を感じていても、実際には振り返りが行えていない方々も多いのではないでしょうか?
そもそも振り返りが行えないチームに起こっている現象は大きく3つが挙げられます。
①ステークホルダーが多く、振り返りおいて適切なメンバーの確保が困難
②時間の確保が難しい
③振り返る前に次のプロジェクトが始まってしまっている・・
これらの理由で振り返りを疎かにしていると、業務改善の大きな機会損失はおろか、継続的に成果を発揮するための再現性の低下につながります。

それでは、どのように業務改善や成果を出し続けることができる振り返りを行えばよいのか。
VMLでは過去に様々な振り返りの場を持ち改善を続ける仕組みづくりを行っています。
その中でも直近のVMLのプロジェクト振り返りの方法をご紹介します。
今回は「KPT法」にプラスαの要素も加えて行っているフォーマットです。

必ず守るべきルール
振り返りを行う本来の目的は、プロジェクト全体を良くするために、メンバー全員が同じ目線でプロジェクトの問題点を見ることです。その目的を果たすために、VMLでは振り返りをする際に以下のルールを設けています。

  • 事前に自分の意見をまとめておく
  • デブリーフィングの時間内はメールなどは禁止とし、振り返りに集中する
  • 役職に関わらず、フラットな状態で積極的に発言、意見の交換をする
  • 時間内に全てのチームメンバーが発言できるよう、相手の話す時間も考慮する
  • 各個人の問題に対する原因の追求ではなく、プロジェクトの仕組みや起こった事象について良かった点/問題点を挙げる


VMLが実践している「KPT法」
VMLでは「KPT法」に目的の確認(Objective)と明日からの行動目標を明確にする(Action)の項目を追加しています。

なぜなら、プロジェクトを進めていると目の前のことに集中し、本来のプロジェクトの目的を喪失してしまうことが起こります。そのため振り返りの前に、チーム全体で目的意識を共通化することを取り入れています。また、振り返りの最後に明日から行うことのアクションプランを立てることで、振り返りを行うだけではなく、即時に実行へ移すことができるのです。

具体的には、以下の手順で進めています。

  1. Objective(目的):プロジェクトの目的を振り返る

Objectiveでは、チームメンバー全員が目的の共通認識を持っていたか、また、解釈のズレが生じていないかを確認するため、振り返りの第1ステップとして、Objective(プロジェクトの目的を振り返る)を確認します。

 2. Keep(継続):「プロジェクトを通し、今後活かせることは?」

Keepでは、実施してよかったことや、今後も継続して実施していきたいことをディスカッションをします。先にKeepをディスカッションすることにより、ポジティブな雰囲気で次のProblem(問題)の項目に進むことができ、その後のディスカッションでも、皆が発言しやすいというメリットもあります。

 3. Problem(問題):「問題点の原因について話し合う。」

一方でProblemでは、失敗したこと、これから改善していきたいことを書き出し、ディスカッションします。ディスカッションの部分で、問題点のグルーピングをし、プロジェクトの問題点・原因をひと言で表します。こうすることで、プロジェクトの問題点が明確となり、プロジェクトメンバー以外の人達への共有もスムーズになります。



4. Try(挑戦):「プロジェクト内でもっと挑戦できたな、したいなと思えること」

そして、Tryではプロジェクトを通して発見した「今後の活動で試したいこと」をディスカッションします。Tryの部分では以下の2つの軸を重視しながら、ディスカッションを行っています。

  • Keepで上がったものを強化する
  • Problemを改善する


5. Action(実践):「メンバーの前で宣言する」

最初(Objective)〜最後(Try)までを見て、明日から行えるアクションプランの作成します。個人レベルのアクションプランを考え、宣言書を作成して終了です!

「KPT法を」取り入れるメリット
私たちが「KPT法」を取り入れ、気がついたメリットを紹介します。

  • 振り返り全体が、Keep(継続)とAction(実践)にフォーカスされているため、良かった点と次のアクションプランが立てやすく、次のプロジェクトに行動に移すことができる
  • ポストイットに意見を記入し、ボード集中することで、チーム全員がフラットな状態でディスカッションすることができる。そのため、プロジェクト進行中には気がつくことができなかった違う目線で、プロジェクト全体を振り返ることができる
  • 問題が可視化されており、振り返りの内容を共有された他のメンバーも理解しやすいため社内全体のナレッジにも繋がる

PDCAをの回転をより早くし、プロジェクトの進行をよりスムーズで質の高いものとするためにも、KPT法を試してみてください!

おわりに

私たちは「データを活用して、どのように人の心を動かすか」を追求しています。クライアントの先にいる生活者の心を動かし成果を生み出すことが、クライアントへの価値提供であると考えています。データに基づいたマーケティング施策は、結果などの数値の検証を繰り返し、再現性を高めることで、より良い成果を導きます。また成功体験だけではない様々なラーニングを共有し、各プロジェクトへ活かすことをVML全員が大切にしています。

クライアントと直接コミュニケーションが取れず、課題の具体的な共有や本質的な解決に至っていないとお悩みの方、VMLで一緒にクライアントの課題解決へつながる仕事をしませんか?

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