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アフリカと毎日、どんな風にコミュニケーションをとっているか~日々の連絡からオンライン飲み会まで~

こんにちは!WASSHAで日本とタンザニアの財務経理を担当している山口です。

日本側でお会いした方からよくご質問いただくのが「日本とアフリカ(タンザニア)でどのようにコミュニケーションをとっているの?」という点です。

WASSHAの最大の課題は、まさにコミュニケーション。日本に本社、アフリカ(タンザニア)に営業拠点があるので、日常的に連絡を取り合う必要があります。

タイムリーかつ効率的にコミュニケーションをとる上で、それはもういろいろな方法を試してきました。まだまだ試行錯誤中ではあるものの、ずいぶん形にはなってきましたので、海外拠点(タンザニア)とのコミュニケーションとこれからの課題についてまとめてみました。

コミュニケーション方法まとめ

現在の組織体制としては、下記の状況です。

1.日本人メンバー(正社員のみ):10人

 (内訳)日本所属:5人/タンザニア駐在:3人/行ったり来たり:2人

2.タンザニア人メンバー :約130人

「1.日本人メンバー」と「2.タンザニア人メンバー」とではコミュニケーション方法が若干異なります。こんな感じです。

日々のコミュニケーション

日本もタンザニアもチャットツールは「Slack」を利用しています。

実は、タンザニアにSlackを導入したのは約1か月前のこと。それまではWhatsAppやメールでやり取りをしていましたが、コミュニケーションコストがかなり高いと感じておりました。

Slack導入を話し合う際、WhatsApp/メール でのやり取りの問題点として挙げられたのは以下の点でした。

① 日本所属メンバーがタンザニアメンバーとコミュニケーション取りにくい。その結果、情報共有の二度手間や未共有が起きている。
② 個人アカウントでのやり取りとなってしまい、情報が蓄積/可視化されない。 

そして導入に際しての懸念点は、「タンザニアメンバーが使いこなせるか?」という点でした。スムーズに移行できるよう注意した点は以下のとおりです。

・チャンネル設定は事前に日本人がしておき、何に使用するチャネルかを明確化する
・Slack以外で連絡が来た場合は意地でも返さず、「Slack使って」と伝える(口頭で)。反対にSlackできた連絡はすぐに反応する。
・日本人だけでなく現地メンバー同士のやり取りもSlackへ移行する

その結果、今の使用状況はこんな感じです↓

これは、タンザニアメンバー Ally の昇進が発表されたときの「おめでとう!」投稿の様子です(※1、2)。

業務はもちろん、こういった雑談っぽい場面においても、タンザニアメンバー同士で普通にSlackを使ってくれるようになりました

チャンネルはざっくり「コーポレート」「営業」「エンジニア」と分かれていて、各日本側・タンザニア側担当者が直接やり取りしています。

なお、弊社には130人のタンザニアメンバーがいますが、Slackを導入しているのは約15人ほどです。日本人とのやり取りが頻繁に発生するマネジメント/リーダークラスのメンバーのみSlack利用対象者として、WASSHA日本Slackアカウントのシングルチャンネルゲストorマルチチャンネルゲスト扱いとしています。

Slackを導入してからコミュニケーションコストがかなり下がりました!

※1:「Hongera!(ホンゲラ)」がスワヒリ語で「おめでとう!」の意味。スタンプの「Asante(アサンテ)」は「ありがとう」の意味です。WASSHAのSlackはスワヒリ語スタンプが充実しています。

※2:スクリーンショットのやりとりからご覧いただけるように、うちの会社は何故かタンザニアメンバー同士で"〇〇さん"って呼び合っています。面白いけど謎。

会話したいとき

ただやはり直接会話したいときもあります。そんな時は日本人同士はMessenger、タンザニアメンバーとはWhatsAppを利用しています。これはあえて分けているわけではなく、単に慣習の違いとして分かれてしまっているだけですが、今のところ問題はないです。

Wifiの弱いタンザニアでは、このふたつのアプリ(Messenger・WhatsApp)が一番安定して繋がります。会議も少人数であれば、Messenger・WhatsAppを利用することもあります。

ただ、複数人/複数拠点で会議をするときには混線してしまうので、代わりに「Uberconference」を利用しています(主に日本人との間で)。会議システムはいろいろ利用してきましたが、今のところ(日本ータンザニア間は)Uberconferenceが最も安定しているかなと思います。映像があると重くてすぐに切れてしまうので、声だけでつなぎます。

先日は「日本、インド、ウガンダ、タンザニア」で繋ぎましたが無事に進行できました。文明ってすごいと毎日感じます。

資料や会計データの共有

資料はDropboxやGoogledriveを利用、経費申請もMF経費(日本)やGoogleform(タンザニア)を利用してなるべくどちらにいても変わりなく業務ができるようにしています。会計データもクラウド化しているので、日本にいてもタンザニアにいても変わらず確認できます。

ただ、タンザニアはまだまだ紙文化が根強く、経費申請については一部紙も残っています。これをオンライン化するのが今の課題です。

永遠の課題は”言葉”と”時差”

このようにツール面はいろいろ試して、ずいぶんとコミュニケーションはとりやすくなったものの、結局のところ永遠の課題は言葉と時差です

「言葉」について

基本的にタンザニアメンバーとは英語でコミュニケーションをとっています。しかし、タンザニアの母国語は「スワヒリ語」。つまり、日本人もタンザニア人も母国語ではない同士での会話となるわけです。

そうなると、細かいニュアンスが伝わらなかったり、表面的な報告で済ませてしまったりする場面がしょっちゅう発生します。

しかし、きちんと理解しあってビジネスをするためには、

① 「伝えよう」という意思をもって様々な角度から言語化すること(話すとき)

② 確認と質問を諦めず、正確に理解するよう努めること。先入観にとらわれないこと(聞くとき)

が何より大事だと感じます。

習慣や宗教、文化の違いなどがネックになることもありますが、それらについても、コミュニケーション(言葉)で埋めることができる部分はとても大きいです。そういう意味では、言葉が最大の課題です。


「時差」について

言葉と比べるとちっちゃい話に聞こえますが、コミュニケーションをとる上で地味~に響くのが、時差です。

日本のオフィスアワーは「9時~17時半」。タンザニアのオフィスアワーは「8時~17時」。

そして時差は6時間。

なので、日本にいるときには23時までタンザニアから連絡が来たりします。そしてこれを逃すと翌日の14時まで連絡が取れなくなるのでつい返信してしまい、ずるずる残業してしまうという悪循環…(一方、タンザニアメンバーは一切残業をしません。17時ぴったりに帰社します。完璧なワークライフバランス)。

個人的には、段々と慣れてきて、「どうしても今日解決すべきものかどうか」を基準に効率よくさばけるようになってきたものの、海外と事業している以上、やはりこれも大きな課題です。

業務外コミュニケーション(オンライン飲み会)

業務だけでなく、プライベートでの交流も深めようということで、先日、初の「日本&タンザニアオンライン飲み会」を実施してみました!(…とは言っても回線状況が悪く、すぐに切れてしまったのですが…)

ちなみにタンザニアでは「飲み会=ダンス&ミュージック」です。

私は日本側から参加しましたが、午前2時の居酒屋にアフリカンミュージックを爆音で流すことになってしまい、かなりの不審者だったと思われます。ごめんなさい。

でも日本&タンザニアメンバーの一体感を感じることができたので、これからも時折やってみようかと思っています(その時は個室で)。

(当日のタンザニアのみんなの様子。電気が少ないから暗いし、踊りすぎてブレている…)

最後に

WASSHAはこのように、「日本とタンザニアが分離されている会社」ではなく、お互いに日常的にコミュニケーションを取りながら業務を進めています。

もちろんポジションによって「日本側メイン」「タンザニア側メイン」という部分はありますが、「現地メンバーの顔が見える」「現地のオペレーションが見える」からこその課題が見いだせるのは面白いですし、やりがいにもつながります。

そんなWASSHAへご興味をお持ちいただきましたら、ぜひ一度、オフィスに遊びに来てみてください!日本でも、タンザニアでも大歓迎です!

最後までお読みいただきありがとうございました。

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